For langsiktige mål trenger du en flerårsplan, for kortsiktige mål - kvartalsvis, og for nåværende mål - månedlig, ukentlig, daglig. Hva er egentlig viktig når du planlegger? Her er de 6 viktigste trinnene for effektiv planlegging.

Tidsstyringsspesialister råderplanleggingaktuelle saker å gjøre det i ukens perspektiv, fordi uken gir en bredere kontekst til våre aktiviteter. Hva bør du vurdere når du organiserer oppgaver?

Takket være timeplanen vil du oppdage at du ikke trenger å gjøre alt! Da vil du kjenne gleden ved å nyte fritiden. Vår personlige og profesjonelle suksess avhenger i stor grad av hvordan vi organiserer tiden vår. Vi velger måten vi bruker det på selv, vi bærer også konsekvensene av disse beslutningene. For å klare oss godt over tid, la oss følge Stephen R. Coveys maksime: "I stedet for å fokusere på å gjøre det rette, må du fokusere oppmerksomheten på å gjøre det riktige." Våre beslutninger om bruk av tid påvirkes av to kriterier – haster og viktighet. Vi legger ofte vekt på for mange oppgaver. Men riktig prioritering handler om å innse hva som høyst er i vårt verdihierarki, ikke bare å reagere på presserende saker. Hvordan skille dem fra hverandre? Haster er et kriterium knyttet til tid, betydning for våre mål. Et praktisk verktøy som viser omfanget av aktiviteter og hjelper til med å identifisere hva som virkelig er viktig ertime board . Den viktigste betingelsen for effektiv handling og planlegging er å fokusere på kvadrant II og samtidig eliminere mange aktiviteter fra I og III, og ignorere fjerde kvartal

Viktig

Tidslinje: kvartal I

Den inneholder både viktige og presserende saker. Det er «krisehåndtering» – aktiviteter av strategisk betydning og hastesaker. I dette kvartalet jobber vi, bruker kunnskapen vår til å reagere på mange situasjoner og ta utfordringer. Vi kan ikke overse disse sakene.

Tidslinje: kvartal II

Dekker viktige, men ikke presserende saker. Det er et kvartal av "høy kvalitet" der vi klarer oss selv: vi legger langsiktige planer, forutser problemer og forebygger dem, utvikler evner, regenererer, tilbringer tid med kjære. Jo mer tid vi bruker i dette kvartalet, jo mer øker detvår evne til å handle. Å neglisjere aktivitetene i den utvider kvadrant I, som til slutt fortærer oss, forårsaker stress og utbrenthet.

Tidslinje: kvadrant III

Det er presserende saker i den, men ikke viktig. Dette er en kvart vrangforestilling, fordi suset rundt det som haster kan skape en illusjon av betydning. I denne kvadranten utfører vi handlinger som er aktuelle, men viktige for noen andre, vi oppfyller andres forventninger, og tenker at vi er i kvadrant I.

Tidslinje: kvadrant IV

Dette er ikke presserende og uviktige saker. Ved å minimere tidsbruken i dette kvartalet, vil vi vinne tid til virkelig viktige ting.

TIME TABLE
VIKTIG

HASTER

  • krisesituasjoner;
  • hastesaker;
  • oppgaver med dato for implementering, møte, forberedelse til møter

HASTER

  • forberedelse;
  • spesifiser verdien;
  • planlegging;
  • relasjonsbygging;
  • ekte rekreasjon;
  • betro ansvar.
Ugyldig
  • noen telefoner;
  • noen brev, rapporter;
  • noen møter;
  • nærmeste hastesaker;
  • mange vanlige aktiviteter
  • hverdagsliv, vanlige aktiviteter;
  • uforpliktende korrespondanse;
  • noen telefoner;
  • tidssløser;
  • nytelse;
  • ser på TV for lenge.

1. Effektiv planlegging: tenk på din visjon og misjon

Når du begynner å planlegge aktivitetene dine, tenk på hva som er viktigst i livet ditt. Tenk på din visjon, hva du ønsker å gjøre, reglene du følger (kompass!). Så fjernt som det kan virke, er det ekstremt viktig siden din tro påvirker målene du setter deg selv, beslutningene du tar og måten du bruker tiden din på.

Refleks over eget oppdrag er en vesentlig forutsetning for å handle etter det som er viktig, fordi det har sterk innflytelse på gjennomføringen av resten av aktivitetene som er tildelt kvartal II. Hvis ditt livs credo er personlig utvikling, å være sammen med familien din, oppdage verdien av livet eller sosial aktivitet, så ved å gå tilbake til det fra tid til annen, vil du få de viktigste tingene innprentet i minnet ditt. Oppdraget vil skape en ramme som du vil ta beslutninger innenfor i de neste stadiene av planleggingen

2. Effektiv planlegging: definer rollene dine

Roller er symboler på plikter, relasjoner til mennesker, aktiviteter til fordel for samfunnet. Deres klare definisjon skaperen naturlig struktur som lar oss holde balansen. Rollene du spiller er basert på oppdraget ditt. Skriv opp rollene dine på et stykke papir (f.eks. kone, mor, student, leder, direktør, medlem av en idrettsklubb). Forskning viser at å vises i mer enn syv er ineffektivt, så prøv for eksempel å kombinere visse funksjoner. Å identifisere livsroller hjelper deg å se livet som en helhet – du kan se at det ikke bare er jobb eller familie, men alle sammen. Når du beskriver rollene dine, vil du legge merke til "viktige, men ikke presserende" saker (kvartal II) som vanligvis ignoreres. I tillegg til rollene, legg til «sagsliping» i ukeplanen. Det er energien vi bør legge i å perfeksjonere ferdighetene våre i fire grunnleggende dimensjoner av livet - fysisk, sosi alt, intellektuelt og åndelig. Absorbert i "saging" (oppnå resultater), glemmer vi å "slipe sagen" (vedlikeholde eller utvikle evnen til å oppnå resultater i fremtiden). Hvis vi for eksempel ikke driver med idrett (fysisk sfære), vi ikke utvikler kunnskap (sosial sfære), vi ikke følger den siste utviklingen i vår bransje (intellektuell sfære) eller vi ikke vet hva som er viktig for oss i liv (åndelig sfære), kan vi "sløpe av" ved ubalanse.

3. Effektiv planlegging: sett mål for hver rolle

Tenk på det viktigste du kan gjøre i hver rolle denne uken for å oppnå positive resultater. Hva er viktig, for eksempel som kone, mann, forelder, ansatt? Når du søker etter aktiviteter, bruk et kompass, ikke en klokke, og fokuser på det som er viktig, ikke haster. Dette kan for eksempel være en date med en mann, mer tid til et barn, innhenting av informasjon om et hurtiglesekurs, meditasjon. Sett deg ett eller to mål for hver rolle.

4. Effektiv planlegging: lær å ta beslutninger

For å omsette målene for Quarter II til en handlingsplan, må du lære å ta de riktige beslutningene gjennom uken. Vi prøver ofte å finne tid til «viktige» aktiviteter i kvartal I og III, som allerede er fulle av aktiviteter. Vi kaster oss fra en sak til en annen, overlater den til noen andre, utsetter den i håp om å finne tid til det viktigste. Men – som Stephen R. Covey skriver – «[…] poenget er ikke å prioritere planer, men å planlegge prioriteringer». Se for deg en bred krukke der du legger store steiner. Selv om krukken er fylt med stein, er den ikke full, du kan strø grus inn i hullene. Men sannheten er at glasset fortsatt ikke er fullt - du kan legge til sand og til slutt tilsette litt mer vann. Våre mål i kvartal II er «store steiner». Hvis vi først tar for oss andre ting - vann,sand og grus, og så ønsker vi å legge store steiner i planen, vil våre forsøk vise seg å være nytteløse. Men hvis vi vet hvilke ting som er store steiner og legger dem foran alle andre, vil vi se hvor mye vi kan utrette, og hvor mye vann, sand og grus det er i de tomme områdene. Vi skal oppnå det vi anser som viktig, og samtidig vil vi «justere» andre aktiviteter deretter.

5. Effektiv planlegging: organiser hver dag

Dine daglige oppgaver er å gjøre de viktigste tingene først, til tross for uventede omstendigheter og dagens utfordringer. Noen ganger vil du klare å implementere en plan, andre ganger må den endres, men når du tar avgjørelser, stol på indikasjonene til ditt indre kompass. For å sette det viktigste først, om morgenen:

TENK DAGENS FORLØP- gå gjennom ukeplanen, finn din posisjon, se denne dagen i sammenheng med 7 dager. Dette vil hjelpe deg å reagere riktig på uventede situasjoner.

ANGI PRIORITETER- merk handlingene dine med symbolene for kvartal I og II - takket være dette vil du være sikker på at saker fra kvartal III ikke passer inn i timeplanen din. Hvis ytterligere prioritering er nødvendig, marker aktivitetene til kvartal I og II mer detaljert (f.eks. med en sirkel).

DEFINER OPPGAVETID OG TID- skille de som kan utføres når som helst på dagen. Skriv også ned tidsbegrensninger for spesifikke aktiviteter

6. Effektiv planlegging: evaluer effektiviteten din

På slutten av uken, tenk på hvilke mål du oppnådde, hvilke utfordringer du møtte, hvilke avgjørelser du skulle ta, og hvis du tok et valg, kom de viktigste tingene først. Ukentlig oppsummering hjelper deg å unngå å gjenta de samme feilene, det lar deg være mer effektiv i de påfølgende ukene.

månedlige "Zdrowie"

Kategori:

Psykologi